As assembleias virtuais estão permitidas, de acordo com a lei 14.010/2020 publicada em junho deste ano, até 30 de outubro de 2020, em caráter emergencial. A permissão independe de previsão no Estatuto da Associação ou na Convenção do Condomínio.
A lei tem como objetivo permitir aos condomínios as tomadas de decisões, que necessitam de aprovação mediante assembleia. Visto que, a aglomeração de pessoas não é recomendada pelos órgãos de saúde neste momento.
Mas, para a realização da assembleia virtual é preciso tomar alguns cuidados. Pensando nisso, trouxemos algumas dicas que vão ajudar os síndicos na hora de convocar e realizar a sua assembleia virtual. Leia:
O que é a assembleia virtual?
Nos condomínios as decisões são tomadas pelos condôminos em uma reunião chamada Assembleia Geral. Nessa assembleia são discutidos assuntos como:
- Aprovação das despesas;
- Valor das contribuições dos condôminos;
- Prestação de contas;
- Escolha do síndico (que é o representante legal do condomínio);
- Normas que regerão o condomínio.
E ainda outros assuntos pertinentes àquela comunidade. Dessa forma, a assembleia virtual, nada mais é do que uma reunião de condomínio que acontece online. Ou seja, de forma totalmente virtual. Os condôminos podem assistir e participar da assembleia através do celular, tablet ou desktop, tudo sem precisar sair de casa.
Esse novo modelo de reunião virtual, visa atender demandas que se fazem urgentes e não possam aguardar o tão esperado final da pandemia.
Como fazer?
Antes de optar por fazer a sua assembleia virtual, o síndico deve levar em consideração alguns passos. Dessa forma, ele se resguarda de que sua reunião e todas as decisões tomadas durante ela, terão validade legal.
1. Convocação da Assembleia
De acordo com o artigo 1.352 do Código Civil, a realização de uma assembleia pode ocorrer se todos os condôminos forem devidamente convocados. O mesmo princípio é aplicado para assembleias realizadas em ambiente virtual.
Desta forma, o condomínio deverá realizar a convocação da maneira tradicional, sempre respeitando o que determina a convenção, sob pena de perda da validade das deliberações.
2. Identificação dos condôminos
Na realização de assembleias virtuais é muito importante a utilização da plataforma correta. Pois, é por meio desta ferramenta que a segurança das decisões tomadas durante a reunião será validada.
A plataforma escolhida deverá garantir a segurança administrativa, digital e jurídica necessária ao condomínio acerca da identificação dos condôminos habilitados a participar e votar na assembleia.
Por se tratar de uma reunião virtual, deve-se garantir que a pessoa que está participando é, de fato, o condômino. Neste ponto, sugere-se que o síndico, presidente ou secretário tenha em mãos uma lista atualizada com o cadastro dos moradores para eventual conferência na assembleia.
Isso também é importante para verificar se existe alguma unidade inadimplente e, portanto, impedida de votar.
Se houver outorga de procuração esta deverá ser apresentada em assembleia ou, a critério do condomínio, apresentada previamente antes da reunião.
3.Votação das deliberações
A votação dos temas apresentados na reunião deve ocorrer somente após os debates. Permitir que a votação seja realizada antes do início da deliberação pode acarretar em perda da legitimidade das informações. Ou ainda, que este direito não seja exercido em sua plenitude.
Importante lembrar que a manifestação dos participantes poderá ocorrer por qualquer meio eletrônico indicado pelo administrador. Desde que assegure a identificação do participante e a segurança do voto, e produzirá todos os efeitos legais de uma assinatura presencial.
Ainda, sugere-se que a assembleia seja gravada, para fins de posterior comprovação das deliberações, caso necessário. Para tanto, os condôminos devem ser informados sobre a gravação e concordarem com a medida.
4. Elaboração da ata
A elaboração da ata é importante para registrar as deliberações e cientificar aqueles que não participaram da assembleia, facilitando o cumprimento das obrigações assumidas.
5. Assinatura e registro da ata
Via de regra, a assinatura da ata deve ser realizada no mínimo pelo síndico, presidente e secretário. Ela também poderá ser feita de forma eletrônica, por meio de certificado digital ou sites que oferecem a assinatura digital nos padrões exigidos pela legislação.
A assinatura dos condôminos é facultativa, até mesmo porque a Lei 14.010/2020 dispõe que a manifestação de vontade de cada condômino será equiparada, para todos os efeitos jurídicos, à sua assinatura presencial.
Após todos os trâmites acima, sugere-se o registro da ata no cartório, a fim de dar publicidade do documento a terceiros. Inclusive, algumas convenções estipulam esse registro como obrigatório.
Fonte: Pacto
